چگونه کارها را نیمه‌تمام نگذاریم

چاپ

منبع: مجله پیام مشاور

ویرایش و تخلیص: اسماعیل درمان، ماستر روانشناسی بالینی و مشاوره

این مقاله را به شاگردان، محصلین، و تمام کسانی که کارهای اداری می‌کنند توصیه می‌کنم.

   تا حال برای همه‎ی ما اتفاق افتاده كه نتوانسته‌ایم كارهای خود را طبق پلان و در زمان تعیین شده انجام دهیم یا شاید بارها تصمیم جدی برای انجام كاری گرفته ایم ولی آن را نیمه كاره رها كرده ایم. افراد بسیاری هستند كه انجام مسئولیت های‌شان را به زمان دیگری موكول می‌كنند و یا تا آخرین لحظه كارهای را كه باید انجام دهند، انجام نمی‌دهند. در نتیجه بار كارهای نیمه‌تمام بیش از پیش بر شانه‌های شخص سنگینی می‌كند و باعث استرس، احساس گناه، نگرانی و … می‌گردد، بر روی کار تاثیر منفی گذاشته و بر كیفیت زندگی شخص نیز تاثیرات نامطلوب برجا می‌گذارد.

   چرا از انجام كارها دوری کرده  و آنها را نیمه‌تمام می‌گذاریم؟ عوامل بسیاری در این زمینه دخیل هستند كه از مهم‌ترین آنها می توان به موارد زیر اشاره كرد :

   ترس از شکست، خودکم بینی، از خود بیش از حد توقع داشتن،  اطلاعات ناکافی برای انجام کار، مشخص نبودن اولویت‌ها، تردید داشتن، ناآشنایی با روش‌های حل مشکل، پیش‌داوری، ناتوانی در درک اقدام به‌جا و به‌موقع، نداشتن برنامه، ضعف در آشنایی با وظایف خود، فشار کاری بیش از اندازه و خستگی ناشی از آن، انجام فعالیت‌های متنوع بصورت هم‌زمان، در اختیار نداشتن ابزار لازم برای کار و فعالیت، مریضی‌های جسمی، کمال‌گرایی وسواس‌گونه، و پرخوابی از مهم ترین عوامل نیمه تمام گذاشتن کارها هستند. گاهی ممکن است چندین علت بالا بصورت همزمان در یک شخص دیده شوند.

راه‌های تغییر

توجه به زمان و فرصت: اگر فرصت‌ها را غنیمت بشماریم، از آنها خوب استفاده می‌کنیم و انجام کار را تازمان بعدی به تاخیر نمی‌اندازیم؛ چون که زمان بعدی هنوز تحقق پیدا نکرده و معلوم نیست فرصت دیگری برای انجام این فعالیت به دست آید.

تعیین وقت معین برای هر کار: برای هر کاری قبل از انجام آن وقت معینی را در نظر بگیرید تا در آن وقت و فاصله زمانی کار انجام شود. اگر وقت هر کاری از قبل مشخص نشود، ممکن است انسان در انجام آن، امروز و صبا کند.

تلاش برای ایجاد انگیزه:  یکی از راه‌های ایجاد و تقویت انگیزه، تصور مثبت و ارزشمند از تمام کردن یک فعالیت است. وقتی پایان موفقیت آمیز کار خود را مجسم کنید، تلاش بیشتری خواهید کرد تا آن را تمام کنید.

کوچک‌ کردن کار: کار خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا بتوانید بر آن مسلط شده و توانایی انجامش را داشته باشید.

اولویت‌بندی کردن کارها

کارهای‌تان را بدین شکل اولویت‌بندی کنید:

كارهای فوری و مهم: کارهای هستند كه بصورت عاجل پیش آمده و بدون پیش‌بینی قبلی خود را نمایان می‌كنند، از جمله: داشتن امتحانی بدون اطلاع قبلی استاد، رفتن به سفر به دلیل فوت یكی از نزدیكان و…این دسته از امور آنچنان به سرعت به وجود می‌آیند كه فقط یك انتخاب را برای ما مقدور می‌سازند و در واقع ما ناگزیر به انجام همان یك راه هستیم و در صورت تعلل، چیزهای با ارزشی را از دست خواهیم داد. 

كارهای غیرفوری و مهم: این دسته از كارها همان اموری هستند كه نقش كلیدی در زندگی هر شخص ایفا می‌كنند. اموری كه در نگاه اول ممكن است بسیار فوری بنظر نرسند، ولی در عین حال بسیار مهم هستند و در صورت عدم انجام آن، تبدیل به كارهای فوری و مهم می‌شوند و اختیار تصمیم گیری را از ما می‌گیرند. مثلا  درس خواندن در زمان‌های كه هنوز امتحانی در كار نیست، انجام پروژه‌های پوهنتون  پیش از نزدیك شدن به زمان تحویل کارخانگی/پروژه و…

كارهای فوری و غیرمهم: این دسته از كارها شامل اموری اند كه اگرچه برای شما مهم نیستند ولی برای انجام آن اجبار یا ضرورتی وجود دارد. برای مثال شركت در برخی مراسم فامیلی یا اداری كه از روی برخی آداب و ملاحظات انجام می گیرد.

كارهای غیرفوری و غیرمهم: همانطور كه مشخص است این دسته از كارها نه مهم هستند و نه فوری، مثل تماشای برخی فیلم های بدون محتوا، خواب بیش از اندازه، فرستادن اس ام اس های بی مورد، وقت‌گذرانی‌های بی‌هدف و … بنابراین شاید بهتر باشد یا از زندگی حذف شوند و یا واقعاً در آخرین اولویت قرار بگیرند.

مدیریت زمان می‌تواند به شما كمك كند كارهای نوع چهار را حتی الامكان حذف کرده، كارهای دسته اول و سوم را به حداقل رسانده و با برنامه‌ریزی قبلی به كارهای دسته دوم یعنیامور غیر فوری و مهم بپردازید.  

کشف ضعف‌ها و قوت‌های خود: ابتدا توان خویش را در انجام کارها بطور دقیق سنجش کنید و سپس کار را مناسب با توان خود قبول کنید. وقتی که شخص  توان انجام کار را نداشته باشد، انگیزه‌ای برای تلاش و شروع فعالیت و یا ختم  آن ندارد.

 تغییر محیط: تغییر و تحول در این شرایط می‌تواند تنبلی و بی‌حالی را از افراد دور کند. سعی کنید محیط شما هماهنگ و متناسب با فعالیتی باشد که انجام می‌دهید.

 استفاده از قول و وعده: گاهی لازم است با خود عهد ببندیم که در انجام آن کار کوتاهی نکنیم و در صورت شکستن وعده‌ی خود برای خود تنبیهی در نظر بگیریم. از همین حالا شروع کنید منتظر فردا و زمان بهتر نباشید. همین حالا  بهترین زمان برای انجام کار است. شروع به اجرای کار مورد نظر سبب می‌شود تا اضطراب خود را نسبت به انجام آن کار فراموش کنید.

 استفاده از وقت اختصاصی: هر روز مقداری از وقت خود را برای کارهای عقب مانده اختصاص دهید. مثلاً سی دقیقه از وقت خود را منحصراً به انجام کارهای که به تعویق انداخته اید، اختصاص دهید. خواهید دید که همین سی دقیقه به تدریج مشکل اهمال‌کاری شما را از میان بر می‌دارد.

 تقسیم وقت: از سوی دیگر اجرای به موقع برنامه هدفمند نیازمند زمان است و اگر برای اجرای پروگرام‌های مختلف وقت خود را بین برنامه های متعدد تقسیم نکنیم، نمی‌توانیم برنامه را اجرا کنیم. افراد موفق با تدوین برنامه، عمل به آن و اجتناب از تأخیر و تعلل، موفقیت خود را به دست آورده اند.

 دست برداشتن از كمال‌گرایی: دیگر به خود نگویید که کار تان باید عالی باشد. به خاطر داشته باشید که نفس عمل کردن بسیار مهم‌تر است. یک  تحقیق خوب را به موقع به استاد تسلیم کردن  بهتر از این است که یک تحقیق عالی را با تأخیر تحویل دهید یا هرگز نتوانید آن را به پایان برسانید.

غلبه بر ترس‌ها: اگر از انجام کاری می‌ترسید، به درستی و با دقت تلاش کنید ترسهای را که در گوشه ذهن تان پنهان شده اند، بیرون بیاورید و آن ها را تحلیل کرده و علت شان را پیدا کنید. روانشناسان معتقدند ترس تا وقتی مشکل آفرین است که از آن فرار می‌کنید، اما آن زمان که با آن مواجه می‌شوید، قدرت خود را از دست خواهد داد و زمینه مقابله با آن فراهم خواهد شد. به انجام کارهای امروز فکر کنید نه مشکلات احتمالی فردا. از انجام ندادن کار و تأخیر آن بترسید و نه انجام دادن آن.

کمک گرفتن از توانمندی‌های دیگران: لازم نیست همه‌ی کارها را خود شما انجام دهید. تقسیم مسوولیت کرده و بعضی از امور را به افراد آگاه و بامسوولیت بسپارید تا بتوانید وقت و انرژی کافی داشته باشید.

عدم بهانه تراشی: گاهی اوقات برای این که کار را انجام ندهیم و یا به تأخیر بیندازیم، دنبال بهانه می‌گردیم و با اندک بهانه‌ی دست از کار می‌کشیم. اما اگر شما قصد دارید با تنبلی خود مبارزه کنید، سعی کنید بهانه ها را از خود بگیرید و با اندکی تحمل زحمت از همین اکنون شروع کنید.

عدم پرداختن به کارهای جانبی: به محض رفتن سراغ کار، آن را شروع کنید و به حواشی غیر ضروری نپردازید. یکی  از دام‌های تنبلی تمایل به توجه به کارهای جانبی است نه کار اصلی.

 تمرین “نه” گفتن: بین انتظارات دیگران و توان و قدرت خود توازن برقرار کنید.

تمرین کنید تا بتوانید در وقتی که ضرورت باشد به دیگران “نه” بگویید. در صورتی که وقت کافی برای انجام کارهای دیگران ندارید، مسئولیت جدید را قبول نکنید تا کارهای قبلی تان تمام شده و به تاخیر نیفتند.

گپ آخر: نیمه تمام گذاشتن کارها مثل زکام نیست که با خوردن چند تابلیت و استراحت رفع شود، بلکه مثل مریضی مزمن است که اگر متوجه نباشید دوباره عود میکند. دوای آن هم برنامه ریزی و مراقبت همیشگی است. بیایید با تمام کردن كارهای نیمه تمام آرامش خود را بازیابید.

یادداشت: عکسها برگرفته از وبسایت زیمبیو

نشر مطالب روان آنلاین با ذکر منبع آزاد است.